20个快速时间管理技巧,帮助你提升工作效率

你通常是守时还是迟到?你会在规定的时间内完成任务吗?你按时交报告/工作吗?你能在截止日期前完成你想做的事情吗?你是一个好的时间管理者吗?

如果以上任何一个问题的答案都是“不”,那就意味着你没有像你想的那样管理好你的时间。这里有20个简单的时间管理技巧,可以帮助你更好地管理时间:

1.创建每日计划

提前计划好你的一天。在早上或者更好的时候,在你睡觉的前一天晚上。这个计划可以让你对这一天的结果会有一个很好的概述。这样,你就不会措手不及了。当你做完计划,那么你今天的工作就是尽可能地坚持它。

2.为每项任务设定时间限制

明确你需要在上午10点前完成X项任务,下午3点前完成Y项任务,下午5:30前完成Z项任务。这可以防止你的工作拖拖拉拉,占用预留给其他活动的时间。

3.使用日历

制定日程表是管理日常活动的最基本步骤。现在有很多在线的日程表你可以用来记录。如果你能把它同步到你的手机和其他你使用的硬件上,那就更好了——这样,无论你在哪里,你都可以访问你的日程安排。

4.使用组织工具

一个组织工具能帮助你掌控生活中的一切。它是组织信息、待办事项、项目和其他杂项的中心工具。我个人比较喜欢Trello。

5.知道你的截止日期

你需要什么时候完成任务?在日历和记事本上清楚地标出最后期限,这样你就知道什么时候需要完成它们。

但在设定截止日期时,要确保你不会犯这10个常见的错误

6.学会说“不”

不要承担超出你能力范围的事情。因为当你在做其他事情的时候会分心,所以坚决拒绝。或者推迟到以后。

7.尽早实现目标

如果你的目标是准时,那么你要么准时要么迟到。然而大多数时候你都会迟到。但如果你的目标是早到,你很可能就会准时。

约会时,尽量早到。对于你的截止日期,要比要求的时间提前提交。

8.给你的活动设置时间框架

这意味着你需要把自己的工作限制在X时间内。这样你不仅可以提高工作效率,还能更有效的完成任务。

9.在你面前放一个明显的时钟

有时我们太专注于我们的工作以至于忘记了时间。在你面前放一个时钟会让你意识到现在的时间。

10.提前15分钟设置提醒

大多数日历都有提醒功能。如果你有一个重要的会议要参加,把闹钟定在15分钟前。

11.专注

你是不是一心多用以至于什么都没做成?如果是这样,一次只专注于一个关键任务。铭记一心多用对你是有害的。

关闭所有不使用的应用程序。关闭浏览器中吸引你注意力的标签。专注于你正在做的事情。这样你就会更有效率。

12.阻挡干扰

是什么让你在工作中分心?即时消息?电话铃响?短信突然出现?

我现在很少用聊天工具。我登录的唯一时间是我不打算做任何工作的时候。否则它就会让人分心。

当我在做重要的工作时,我也会关掉手机。当然,这段时间的电话都会被记录下来,如果有重要的事情,我会随后联系他们。这有助于我更好地集中注意力。

13.跟踪你花的时间

鸡蛋计时器是一个简单的在线倒计时程序。你可以输入你想让它跟踪的时间(例如:“30分钟”,“1小时”),它就会在后台倒计时。时间到了,定时器就会哔哔地响。这是一个意识到自己所花时间的好方法。

当然,除了鸡蛋计时器,你还可以找到更多的时间跟踪应用,选择一个最适合你自己的。

14.不要为不重要的细节大惊小怪

你不可能把每件事都按照你想要的方式完成。这样做是没有意义的。

试着变得完美对你弊大于利,况且完美主义还会扼杀你的生产力,所以,你需要抛弃完美主义心态。

15.优先排序

既然你不能做每件事,那就学会优先考虑重要的事情,把其他的事情先放下。

应用80/20原则,这是优先排序的一个关键原则。你也可以采用这个技巧来优先处理你手头上的事情:如何在10分钟内确定正确的优先级,让工作效率提高10倍

16.委托

如果有些事情别人可以做得更好或者不那么重要,考虑授权。这样可以减轻你的负担,让你专注于更重要的任务。

当你把你的一些工作委派给别人时,你就会腾出时间来完成更多的事情。学习如何有效地委派工作:如何委派工作(成功领导者的权威指南)

17.将相似的任务分批放在一起

对于相关的工作,将它们分批放在一起。

例如,我的工作可以分为以下几个核心组:

  • 开发
  • 写作
  • 运营
  • 管理

我把所有相关的任务放在一起,这样就有了协同作用。如果我需要打电话,我会分配一个时间段来打所有的电话。以此来简化流程。

18.消除你的时间浪费

什么事占用了你的工作时间?微信?微博?还是浏览新闻?不要经常查看它们。

所以你需要做的就是把它们复杂化,使查看变得困难——从你的浏览器快速链接/书签中删除它们,并把它们放入一个很难访问的书签文件夹中。用重要的工作相关网站替换浏览器书签。同样手机可以设置时间段消息提醒,这样你就不会频繁的去查看了。

19.必要时切断

事情泛滥的第一个原因是当你不得不切断的时候你没有切断。

不要害怕在会议上打断别人,或者在会议结束前画一条线。否则,永远不会有终点,你只会把时间浪费在以后的事情上。

20.留出缓冲时间

不要把所有的东西都紧密地放在一起。在每个任务之间留出5-10分钟的缓冲时间。这将帮助你有效的完成前一个任务,并开始下一个任务。

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