每次开会时,员工总是不敢发问、不肯提意见,往往到了实际操作时,才发现员工一开始根本没听懂吗?员工之所以不敢发言,很可能是主管「提问」的方式出了问题!

主管提问想促使下属存疑,但下属还是提不出任何问题。就算问下属「有没有什么意见或看法?」也只会听到「没有」的回答。可是之后实际让下属去做时,却发现他什么都不懂。

从小细节看 Google 执行长的高情商!为何他在场的会议,员工都能安心发言?

「不懂就要问啊!」主管即使这么说,下属还是不发问。主管努力想挤出下属的话,但每每都像一拳打在棉花上。到底採取什麽对策才好呢?很多人应该都有这种困扰吧。这个问题盘根错节,有各种可能原因,以下一一具体来想一想吧。

状况 1:突然丢出一句「有没有问题?」

你是不是从头到尾说明完之后,突然丢出一句「有没有问题?」此时新人会吓一跳而且感到疑惑,「咦?一定要发问吗?」日本年轻人在校时,「学到」在课堂上发问会被当成不合群的人,所以不出声才安全。甚至还有人的经验是问了自己不懂的地方,结果被骂「你难道没认真听我在说什麽?」还有些人被问了之后,会以为对方嫌自己的说明难懂而发飙。所以也难怪年轻人会有不问没事的心态。

因为不想被骂而不开口。之后就算被骂不懂,也只要被骂一次就好了。在这种合理的判断下,下属会选择回答「没有问题」。

解方:事先敦促下属发问

为了避免出现这种状况,我会在开始说明前,事先告诉大家:

「说明结束后我一定会请大家提问。所以请大家先准备好两、三个问题哦」。这么一来还可以得到几个附带效果。

为了找问题,下属就会认真听,而且会明确区分自己能理解和不懂的部分。而且我说这句话,也隐含着不懂的地方就发问,一点也不失礼的讯息。

状况 2:问题太模煳,员工不知道怎么回答

你的问题是不是太过笼统了呢?如果你的问题模煳不清,像是「这个问题你怎么想?」下属当然不知道要回答什么才好。就算你再催促下属「什么都没关係,告诉我你的意见吧」,下属也会因为不知道主管的期待,怕万一自己的回答不是主管要的,反而可能被骂,因而选择闭嘴。

这样的选择虽然可能被主管骂「你怎麽都没有意见」,但只要被骂一次就没事了。所以下属老是说「不知道」,敷衍了事。

解方:避免问题太笼统

「我觉得这次的企画很有趣,可是有点担心无法让看的人知道我们的目标是什么。你有没有想到什么?」

「这次的问题虽然也有非战之罪的部分,但可能也有我们还可以做得更好的部分,你有没有什么发现?」

要请大家发表意见前,主管应该在提问时加入自己的意见或收集来的资讯,告诉大家「我是因为这样而感到困扰」。如此一来对方也能更清楚知道自己应该针对什么回答。

此外我希望大家不要问对方「意见」,而是要问对方有没有「想到什么」或「发现什么」。「意见」这个词比较沉重,感觉好像要有一定的知识和判断力才说得出口。所以如果被主管要求说出意见,会让人觉得很沉重。

只要在问法上下一点工夫,如「你有没有什么发现?」、「你有没有想到什么?」就可以降低对方开口的门槛。

状况 3:忍不住抢下发言权,让员工觉得其实你很想讲

下属正想说出自己的意见时,你是不是很快就会说「喔,那个啊」,然后把会话主导权抢回去,自己说个不停?写到这裡其实我也有点陷入自我厌恶,但还是要说这种人只要一听到对方说出的关键字,就会立刻接下去「喔,你这麽说我突然想到……」,而且不说不快。

这麽一来对方就会接收到「原来你很想说啊」,然后觉得麻烦,乾脆什麽都不说了,敬而远之以策安全。「是是是,这样啊,你说的都好都对」。对方会看穿你其实不是想听别人意见,而是希望别人提供你说话的题材而已。

特别是年纪越大,越容易只凭着对方开口说的几句话,就自以为已经知道对方想说什麽,根本不管对方原本想说什麽。「哦,针对那个意见……」然后也不认真听,就开始发表自己的高见。

解方:针对员工的意见,试着去探究背后的原因

明明想听的是崭新的意见,听到的却是千篇一律的回答。一旦有这种感觉,就很想早点驳斥对方。可是就算是千篇一律的答桉,每个人得出这个答桉的过程也不一样,各有各的故事。仔细去探究不同的故事,其实是一件很有趣的事。

「咦,你为什么会这样想啊?」

即使听起来像是一样的意见,得出这个意见的经过也因人而异。

就算自己觉得可以猜出对方要说的大概是什么意见、问题,也只要像看到统计数据的具体例子一样高兴就好,「哇,果然现今这时代这种意见很多啊」。然后问对方「你为什么得出这种意见?可以告诉我原因经过吗?」说不定因此你就会发现一个意外的年轻人轮廓。

如果自己失去聆听的态度时,可以试着分析一下自己会想听什么样的提问。

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