我在商学院授课时,偶尔会播放财经新闻频道的节目,要求学生尽可能记住最多的内容。当萤幕上出现大量股价数据,右手边还有个气象预报方块或球赛比分时,即使节目中的执行长喋喋不休地解释季绩效,仍然淹没在众多资讯中。
播放完节目,我问学生记得什么内容,有人记得股价,有人记得巴塞隆纳明天的天气预报,有人记得执行长的姓名。当我请他们评论某家公司的策略时,他们瞠目结舌,怎么可能在记住那么多资讯的同时还要思考?不可能!
我们愈想注意所有事,洞察力愈差。当我们专注时,注意力较集中,更能记住所做的事,也比较不会感到疲累。所以,一次只做一件事不仅更有效率,也让人有余力使用过去习得的知识,更有生产力。

工时增加,反而降低生产力

德国科学家恩斯特.阿贝(Ernst Abbe)的研究发现,每日工作时数从9 小时缩减至8 小时,将能提高生产力。后续相关研究全都得出相同结论:生产力与工作时数并非线性正相关。我们每周可以有生产力地工作40 小时,但超过40 小时的话,人就会因疲劳而容易犯错。
购并案的失败率介于40%至80%之间,但是当公司未能完成重要交易时,没有人静下来思考罪魁祸首可能是疲乏的大脑。美国化学安全委员会(Chemical Safety Board)做出以下解释:「人们在疲累时常常思考僵化,难以应付变化或异常情况,而且需要比较长的时间来做出正确推论。」在极度疲惫时,我们只想快点熬过今天,因为那时根本没有力气去解决任何问题。
在这种状态下,辨识出错误,想出解决方案的可能性有多大呢?几乎不可能。但是在疲劳导致的祸害不那么明显时,公司可能会将员工熬夜工作视为壮举,连续长时工作被诠释为全心投入工作。
芬兰学者玛丽安娜.沃坦南(MariannaVirtanen)以长达40 年的公务员研究调查为基础,检视长时数工作的长期影响:每天工作11 小时以上导致罹患忧郁症的风险提高至少一倍;每周工作55 小时以上的人在中年时认知能力开始衰退,他们在字汇、推理、处理资讯、解决问题、创意及反应时间等测验中的表现较差。这种轻度的认知能力受损也可能导致更早罹患痴呆症与早死。

在工作中,设立一段个人的「安静时间」

哈佛大学教授莱丝莉.普罗(Leslie Perlow)做过一个研究,她请软体公司的工程师记录自己如何安排一天的工作。普罗发现,每个人一天的开始都充满企图心,之后干扰和会议不断出现,直到下午才能好好地工作。
但不是所有被干扰的时间都没有收获。譬如有同事打断这位工程师的工作,寻求协助;工程师在会议上获得重要的资讯,也在休息时间去玩游戏。理想的工作型态不应该去除所有的「杂事」,因为这有助于建立有益的社会资本和智慧资本,要解决的问题是干扰型态。
普罗根据工程师的日志,区分出两种工作型态,分别被标示为「实质的工程工作」和「其他事务」,我们每天的工作都可以区分为需要专注与安静的实质工作,以及开会、协助他人、开玩笑与闲聊等社会互动。想要有生产力,实质工作与社会互动缺一不可。
接着,他设计了一个别出心裁的实验,建议这家公司规定每周有3 天的早上到中午是「安静工作」的时间,让工程师独立工作、不被打扰,除此之外的时间才可以做其他事务。
工程师爱极了这种安排! 「安静工作时段制使我思考自己的行为是否会影响到他人,」一位工程师说,「我现在认知到,不能只追求自己有安静工作时间,要考虑到别人也需要安静工作时间。」
人们都渴望有时间专注于最重要的工作上,也希望学习如何善用时间。懂得排除时间障碍,变得更专注的人将能更快完成工作,承受的压力也较小。
不论组织类型或团队规模,创造「最容易把工作做到最好」的环境是所有领导人的份内事。不过,就算你所属的组织无法实施安静工作时段这类的变革,你还是可以思考如何安排你自己的时间。我担任电视节目制作人时,和自己约定,每周四的早上11 点到中午12 点半要离开办公室,去一个绝对不会被打扰的地方。这是我的思考时间,通常也是我一周中生产力最高的时段。

戒掉不眠不休的加班成瘾症

说了这么多,现实中还是会出现重要截止日期或其他状况使人进入紧张赶工状态(crunchmode)。这个名词源于软体业,用来形容必须在截止期限前推出产品时呈现的状态。所有人一起加班常常产生浓厚的同袍情谊,就像大家共同在战壕阵地打仗。
紧张赶工有其效益,前提是不能没完没了处于这种状态。 2004 年时,电脑游戏制作公司巨头艺电(Electronic Arts)的软体团队原本每周工作6 天,每天工作8 小时,但很快就变成每周工作7 天,每天工作12 小时,紧张赶工变成了常态。
「连续工作一定时数后,眼睛开始失焦;连续多周只有一天休假后,疲累感快速累积,个人的身体、情绪及心理健康变糟。在紧张赶工中,程式错误率激增,团队出错的次数快要等于清除错误的数量。」
最终员工集体控诉公司,直到2006 年这场诉讼和解后,艺电公司缩短工作时数,其他公司则是做出更进一步的改善。例如,资料分析领域龙头赛仕电脑软体公司让员工一周只工作35 小时,背后道理很简单,工作时需要清晰的头脑与高度专注力,而每周工作35 小时至40 小时是人的极限。在竞争激烈的产业,限制工作时数不仅没有阻碍公司的成功,反而使该公司稳居成功的宝座。
(本文整理自《微行动引爆团队力》,天下杂志出版。)

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