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养成4个小习惯,时间分秒不浪费

忙碌的现代人常有「时间不够用」的困扰,而新年开端的一月,正好是拟定计画、重新检视时间管理的最佳时机。以下4个时间管理诀窍,可让自己更有效地运用时间,以提升工作效率。

1.集中处理电子邮件

每天寄来信箱的电邮多达数十封、甚至上百封,立即逐一回覆,并非最好的方式,因为必须打断自己原有的工作。不妨将收信及回信时间订在「早上」「午餐后」「下班前」这3个时段,只处理必须马上回覆的电邮。如此一来,每天节省10分钟,一个月就能节省5小时,可让时间更充裕。

2.善用空档时间

等迟到的人、等捷运……都是在所难免的时间空档。善用时间的人,会懂得「活动空档」,整理出在不同的空档裡可以做的事情。例如3分钟空档,可以打一通电话、看一遍资料、整理笔记或写感谢函。如果有10分钟空档,可以整理桌子、收发电子邮件,或是整理名片。如果有30分钟空档,则可以看报章杂志、製作电子档的文件,或是前往书店翻阅新书。

如果平时就养成习惯,计算自己完成一项工作所需的时间,就能了解如何更有效地运用空档时间。此外,外出时最好也能事先做准备,例如带文件、书籍或笔记型电脑,以善加利用多出来的空档。

3.行程表的进度管理

即使是拟定完整的计画,也可能会有非预期的意外发生。换句话说,懂得研拟和执行企画的人,不见得懂得如何确认执行进度,到了发现问题之时,往往已经不可收拾。

因此,想防止「开天窗」的情事发生,就必须时时确认整体的进度,以「天」「星期」为单位,一旦发现问题或失误,就在问题扩大前修正。确认进度之时,可以4个原则进行,包括:「是否发生无谓浪费」(花太多时间或工作顺序是否重複)、「是否有疏漏」(是否漏掉没有处理好的工作,或是漏掉客户资讯)、「是否有失误」(例如期限是否正确)、「是否太勉强」(例如工作行程进度是否强人所难、经费超出预算)。

4.为明天做好准备

下班前,先确认当天完成的工作,再列出今天尚未完成的工作,并且集中到明日的工作清单裡,如此隔日进办公室时就能立即工作。

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