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不会整理,是因为思绪太乱!11种整理技巧,一次把头脑、时间、环境整理好

办公桌面乱七八糟;想找支能写的笔,怎麽也找不著;前几天才交换来的名片,现在不知道放哪儿去了……,你也有这样的困扰吗?

面对不擅整理、收纳的缺点,很多人常会归因于自己生性懒散、粗枝大叶,但是《大整理术》作者坂户健司认为,无论是桌面紊乱或日程管理不善,根本原因都是出在个人心理问题:思绪杂乱的人,自然无法妥善地规画、分类身边的事物、时间,甚至是接收到的资讯。

要成为整理高手,并不是直接就从生活环境开始下手,而必须先整理自己的头脑、心灵与时间。

头脑的整理:思考更清晰

1.勤作笔记:

作笔记有助于问题的整理。无论是利用图像或文字,只要能将脑中模糊的想法或印象「具象化」,思绪就会变得更清晰;与问题相关的症结点,也能在纸上一目瞭然。

2.学习独处,做些「非数位化」的事:

现代人每天花很多时间坐在电脑前,但长期身陷「非1即0的世界」,很容易让脑袋僵化;因此,若能抽空做些「非数位化」的事,例如画画、读书等,将有助于磨练个人的感性与感受力。

此外,一个人走路、旅行或写文章,这类能够在不受他人影响的情况下沉淀情绪的事情,也是澄清脑袋的好方法。

3.做好最坏的打算:

要让心情保持平静、无论遇到任何事都能沉著应对的祕诀在于「事先预设最坏的状况」,因为预先已经设想过所有情况,并且拟妥对策,就比较不会因为未知状况导致心情焦躁不安。

时间的整理:工作有效率

4.切割一天24小时,划分思考、作业和发想区块:

设定不同的时段做不同类型的事,可以集中使用特定脑力。

例如,将中午之前的时间设定为「思考时间」,在没有杂念的情况下规画一天的工作、思考简报内容,或是处理悬而未决的问题;中午过后则是「作业时间」,迅速地依序完成无须动脑的工作;通勤时间、睡觉之前或任何独处的时段,则可设定为「发想时间」,用于整理私人情绪或生活中的灵感与发想。

5.以「倒推法」安排行程:

在安排日程之前,必须先掌握「最终目标」(例如提案日期、交货期限等),然后再以此目标为基准,构思在期限之前所有可能的工作流程,并且预估必须花费的时间,由「终点」往前推算每一个时间点必须做什麽,一一将预定工作填入日程规画中。

6.一心多用:

训练自己一心多用,用同样的时间完成多项相关任务,可以更有效率地完成工作。例如,在外跑业务时,同时物色公司商品展示会的会场地点。

而要在同时间内完成多项任务,则表示在头脑裡或心裡,必须同时思考好几个课题。例如,跑业务是为了达成销售目标、商品展示会是为了有效达成新产品的宣传效果,其他课题则可能是「寻找新客户与市场」或「调查竞争对手的状况」等。

环境的整理:不再丢三落四

7.只放要用的东西,让桌面如同「大厨的砧板」:

桌面整理「优劣」的取决标准,其实不在于桌面物品的「多寡」,而是桌上是否依照工作内容的不同,放置了需要的东西。

坂户健司认为,桌面应如同「大厨的砧板」,只留下与「料理中食物」相关的食材与物品,例如重要文件或频繁使用的文具。为求整洁而使桌面空无一物,或是堆叠过多无用物品等,都是过犹不及的做法。

8.分类一目瞭然,以「立即取用」为准则:

把办公桌收拾乾淨,但是要找东西时却找不到、也想不起来放在哪裡,则无法称之为有效的收纳。因此,在整理环境的同时,必须同步设想到,若是日后需要某样东西时,能否在最短时间内「俐落地取出」所需物品。

要达成这个目标,关键在于将收纳及建档的工作,做到一目瞭然。无论是档案夹上的标记,或电脑文件的整理,都必须清楚、确实做好分类,并建构自己习惯的索引方式。

做好整理之后,坂户健司还建议,务必再次确认自己能否立即取出想要的东西,只要会有时间上的浪费,就很可能不是理想的整理方式。

9.让书本杂志「站」起来:

很多人习惯让书本、杂志「平躺」在桌上,一本本堆叠成山,每每为了找寻压在最下方的资料,就必须展开「挖掘作业」,一有不慎甚至可能造成书本山「倒塌」。

若能善用书挡、文件架,让书本、杂志纵向站立,一字排开,一眼望去便能轻鬆找到需要的杂志期数或书目。

资讯的整理:「吸收」知识,而非「保存」知识
每个人每天接收的资讯量虽然庞大,却不全然是需要的资讯。为了不被氾滥的资讯淹没,在接触资讯的初期,便不能漫无目的地全盘接收,必须有意识地筛选出必要的资讯,切勿吝于捨弃。

10.站著读报、先读标题:

站著看报纸可以训练自己在最短时间内撷取重要报导。首先必须一口气读完报纸标题,大致掌握一日大事;对于有兴趣的新闻,可在标题先做记号,待有零碎时间再详加阅读。

11.定期清理工作相关书籍杂志:

书架空间有限,个人脑容量也有限,累积过多的旧书而捨不得丢弃的心态,在坂户健司看来,不过是种心理安慰。书本最具价值之处在于知识,经过阅读、内化后的书籍,便失去保存意义,必须定期(例如以年为单位)清理。

至于杂志,尤其具新闻性的报导内容,常过了时间便失去资讯价值。坂户健司建议可以留下杂志目录建档,日后若需要其中资料,再至图书馆或出版社网站调阅。

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